OverviewÀ propos de nousBienvenue au Conseil départemental de Tarn-et-Garonne!Vous recherchez un environnement professionnel dynamique, engagé et tourné vers l'intérêt général ? Ne cherchez pas plus loin ! Rejoignez notre collectivité et participez à la construction d'un territoire où il fait bon vivre, travailler et s’épanouir.En tant que Conseil départemental, notre mission principale est d'assurer le bien-être et le développement de tous les habitants de Tarn-et-Garonne. De la gestion des collèges à l'entretien des routes, de l'accompagnement des personnes en situation de handicap aux actions en faveur du social et des sénior(s), ou encore du développement durable du territoire, nous nous engageons chaque jour pour améliorer la qualité de vie des Tarn-et-Garonnais.En intégrant le Conseil départemental de Tarn-et-Garonne, vous aurez l\'opportunité de contribuer à ces missions essentielles et de participer activement à la construction d\'un avenir meilleur pour notre département, en étant au service de l\'intérêt général.Que vous soyez passionné par le service public, les politiques sociales, l\'aménagement du territoire ou tout simplement animé par l\'envie de faire une différence dans la vie des gens, vous trouverez chez nous un environnement stimulant où vous pourrez vous épanouir professionnellement.Rejoignez-nous dès aujourd\'hui et ensemble, construisons l\'avenir du Tarn-et-Garonne !
MissionFilière administrative - Grade des adjoints administratifs territoriaux - Catégorie CFilière administrative - Grade des rédacteurs territoriaux - Catégorie BSous l’autorité hiérarchique du Responsable de la MDS, il (elle) est le(la) premier(e) interlocuteur (trice) pour le public, les professionnels de la MDS, les partenaires et les différents services de l’institution.Dans la limite de ses fonctions,il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement.il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS, et au bon fonctionnement du secrétariat,Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au domaine médico-social, est une préoccupation quotidienne.Missions principales :Accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et des partenairesÉcoute, identifie la demande, renseigne et / ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et / ou des organismes partenaires compétentsPeut être amené(e) à aider administrativement le publicTransmet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches,Dans les situations d’urgence, il(elle) évalue, alerte et fait le lien avec les travailleurs sociaux et / ou les responsables.Participe à la gestion des plannings des permanences, gère la prise de rendez-vous des permanences médico-socialesAccueille les professionnels et / ou les partenairesPeut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics, en MDSGestion et suivi administratif des dossiers relevant de l’Action Sociale Territorialisée, de l’Aide Sociale à l’Enfance, de l’Autonomie et de la Cohésion SocialeGère et suit administrativement les dossiers : en matière de rapports sociaux et / ou médico-sociaux (traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels), renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour) ou enquêtes sociales (tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des responsables et transmission des réponses par messagerie), tenue de tableaux de bord et de statistiques...Saisie informatique des données administratives et financières sur SOLISEnregistre, met à jour et gère l’arborescence des serveurs utilisés sur la MDSAssure le classement des dossiers qui lui incombent, l’archivage et / ou la transmission des dossiers sociauxPrépare et envoie les mises à disposition des professionnels.Organisation et secrétariatGère le courrier papier et électronique de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi, acheminement Poste)Contribue à l’organisation des activités de la MDS (création et gestion d’outils) et peut assurer un soutien informatique auprès des professionnels de la MDS dans l’utilisation des logiciels et applications informatiques de la collectivitéRédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missionsAssure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classe et archiveParticipe à la continuité du service public en lien avec le supérieur hiérarchiqueAssure, en lien avec le responsable de la MDS , l’organisation logistique de la MDS (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions…)Participe aux réunions d’équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le Responsable MDSRédige les procès-verbaux, compte-rendus en lien avec l’activité de la MDSEst amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e).Missions annexes :Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social,…)Peut être amené(e) à rédiger des notes à la demande du Responsable MDSSpécificités du poste :règles relatives à la confidentialité et au secret professionneladaptation des horaires au poste : obligation d’être à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d\'adapter les horaires en conséquencePermis B et véhicule personnel : est amené(e) à se déplacer sur les sites extérieurs (présence des secrétariats sur les sites de proximité et / ou permanences d’action sociale)Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points (titulaires et stagiaires)ProfilCompétences techniques :Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité, ses dispositifs et ses spécificitésSavoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’interventionConnaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activitéMaîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)Capacité à rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunionsMaîtriser les outils du pack bureautique (Libre Office)Utiliser les outils de messagerie (Bluemind, medimail, )Utiliser les logiciels spécifiques du service / de l’activité : SOLIS, Nextcloud, PASIP, …Compétences relationnelles :Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physiqueFaire preuve de distanciation face aux situations sensiblesSavoir créer un climat et une relation de confiancePréserver la confidentialité des échanges et des dossiersRespecter la notion de secret professionnelSavoir faire face à l\'agressivité du public, mesurer le danger et alerterSavoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermetéSavoir écouterÊtre capable de reformulerS’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnelÊtre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externesÊtre en mesure de travailler en équipeAptitudes personnelles :Décrypter les attentes et identifier les besoinsSavoir être réactif et savoir faire preuve de capacité d’initiativeÊtre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travailFaire preuve de rigueur dans l’organisation de son travailFaire preuve de curiosité intellectuelleAvoir des capacités d’adaptation
#J-18808-Ljbffr