Assistant administratif / Assistante administrative des collectivités territoriales (H/F)
Description du poste
Nous recrutons pour une ONG internationale présente dans une cinquantaine de pays, dont la mission est d'accompagner les personnes contraintes à fuir leur pays, demandeurs d'asile ou réfugiés. Nous recrutons un(e) Office Manager qui sera en charge de l'accueil et de l'environnement de travail dans le cadre d'un CDI.
Responsabilités

Accueil des personnes se présentant à l'association (50%)

Assurer un accueil bienveillant et professionnel des personnes se présentant à l'association (accueil physique et téléphonique)
Répondre aux sollicitations reçues sur la boite mail de contact ou via le formulaire web, en coordination avec la secrétaire aide-comptable


Gestion et amélioration de l'environnement de travail (30-40%)

Agir comme référent pour tout sujet d'outils informatiques et téléphoniques ; assurer le suivi avec le prestataire d'infogérance; gérer le parc informatique et téléphonique
Assurer le bon fonctionnement des locaux et des stocks et la bonne gestion des espaces communs
Assurer la logistique des réunions et événements internes et externes (réunions d'équipe, rencontres annuelles des bénévoles)


Soutien RH à la bonne intégration des membres de l'équipe nationale, dans le respect de la réglementation et des valeurs de l'association (10-20%)

Assurer le onboarding des nouvelles recrues sur les questions de familiarisation avec l'environnement et l'équipe, la commande et configuration du matériel, et la prise en main des outils et de l'environnement numérique
Assurer l'actualisation régulière du Document Unique d'Evaluation des Risques (DUERP)
Autres missions administratives ou RH selon besoins et intérêts



Cadre de la mission
Déplacements possibles ponctuels dans toute la France pour assurer la logistique de certains événements. Travail ponctuel en soirée ou le weekend (rencontres nationales, rencontres régionales, Assemblée générale, sessions de formations, etc.).
Profil souhaité

Sens de l'écoute et de l'empathie pour l'accueil des personnes, combiné à la capacité de maintenir une distance professionnelle.
Intérêt pour ou connaissances des réalités vécues par les réfugiés, et le parcours de la demande d'asile.
Maîtrise des outils numériques et informatiques.
Savoir gérer des contrats de fournisseurs et prestataires.
Capacité à mettre en place toute la logistique nécessaire aux activités de l'association.
Capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs et en autonomie; bienveillance et proactivité.
Organisation/rigueur, réactivité, gestion des priorités; adaptabilité et polyvalence.
Discrétion et confidentialité.
Adhésion aux valeurs d'hospitalité, d'inclusion et de solidarité de l'association.

Expérience

12 Mois : Cette expérience est indispensable

Compétences

Classer des documents
Gestion administrative du courrier
Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Type de contrat
Type de contrat : CDI
Durée du travail : 35H/semaine
Travail en journée

Salaire brut : Mensuel de 1950.0 € sur 12.0 mois
Déplacements : Jamais

#J-18808-Ljbffr