Offre n° 200BMSGAssistant.e de Gestion (H/F)
La coopérative Acadie recherche pour son siège situé à Paris dans le XIIe arrondissement un.e : Assistant.e de gestionNous sommes à la recherche d'une personne en mesure d'épauler notre équipe sur le plan administratif.Parce que les consultants sont tous les jours sur les routes de France et de Navarre, nous recherchons quelqu'un pour assurer la gestion d'Acadie au quotidien. Sous la responsabilité du gérant et du co-gérant, vous serez l'interlocuteur des consultants, des clients, des fournisseurs, des entreprises partenaires, de la banque et du cabinet comptable externe ; vous garantissez le suivi administratif des contrats.Nous recherchons une personne :- Organisé.e, vous avez le sens des priorités et de la confidentialité.- Vous disposez d'une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle (bonne orthographe) qui sera évaluée lors d'un test au cours de l'entretien.- Vous maitrisez des logiciels bureautiques (Excel, Word, Powerpoint.).- Vous avez des notions en comptabilité.- La connaissance des appels d'offre, de la plateforme Chorus Pro et du logiciel Pennylane serait un atout.- CV et LM obligatoires.Vos missions seront de plusieurs ordres :Vie quotidienne de la coopérative :- Accueil physique et téléphonique, gestion des mails et du courrier.- Commande de fournitures de bureau et gestion des locaux- Classement et archivageGestion administrative du personnel :- Administration du personnel (contrat de travail, visites médicales, suivi des périodes d'essai, suivi des formations, etc.)- Préparation et envoi mensuel de la matrice paye et des variables (congés, absences, tickets restaurant) au cabinet comptable externe- Gestion des notes de frais et imputation analytique par contrat sur le logiciel Pennylane- Point de contact des salariés pour toute question administrative. Administration des ventes & appels d'offre :- Préparation des dossiers de candidature de réponse aux Appels d'Offres (acte d'engagement, DC1, DC2) et dépôt sur les plateformes- Assurer le suivi des contrats clients et sous-traitants (Signature, facturation, suivi des échéances)- Assurer les opérations courantes liées à la facturation et au recouvrement. (Dépôt des factures sur Chorus Pro).Gestion comptable et juridique- Gestion des opérations courantes bancaires et suivi de la trésorerie- Tenir à jour le tableau de budget prévisionnel- Relation avec le cabinet comptable externe- Participer à la clôture budgétaire annuelle avec le cabinet comptable externe- Formalités juridiques annuelles Cette liste est non exhaustive.
Type de contrat CDIContrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journéeSal​aleur
Salaire brut : Mensuel de 2200.0 Euros sur 12.0 mois
Indemnité transports
Téléphone mobile
Titres restaurant / Prime de panier
Complémentaire santé
Déplacements Déplacements: Jamais
Profil souhaité
Expérience

24 Mois Cette expérience est indispensable
Bac+3, Bac+4 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

Assurer le suivi de dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes) Cette compétence est indispensable
Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs Cette compétence est indispensable
Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks Cette compétence est indispensable
Classement, archivage Cette compétence est indispensable
Classer des documents Cette compétence est indispensable
Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail Cette compétence est indispensable
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.) Cette compétence est indispensable
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Cette compétence est indispensable
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) Cette compétence est indispensable
Définir les plannings et congés de ses équipes Cette compétence est indispensable
Effectuer le suivi des commandes, la facturation Cette compétence est indispensable
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Cette compétence est indispensable
Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts Cette compétence est indispensable
Fournir des informations claires et précises par téléphone Cette compétence est indispensable
Gestion administrative Cette compétence est indispensable
Gestion de projet Cette compétence est indispensable
Gestion des fournisseurs Cette compétence est indispensable
Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Cette compétence est indispensable
Gérer la communication interne et externe Cette compétence est indispensable
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Cette compétence est indispensable
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Cette compétence est indispensable
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux Cette compétence est indispensable
Gérer un planning Cette compétence est indispensable
Logiciels comptables Cette compétence est indispensable
Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Cette compétence est indispensable
Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
Normes rédactionnelles Cette compétence est indispensable
Procédures administratives Cette compétence est indispensable
Réaliser la gestion administrative des contrats Cette compétence est indispensable
Réaliser une gestion comptable Cette compétence est indispensable
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
Traiter les factures et les rapprochements bancaires Cette compétence est indispensable
Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Cette compétence est indispensable
Utiliser les outils de gestion et de la relation client Cette compétence est indispensable
Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
Vérifier les factures et les paiements Cette compétence est indispensable
Anglais Cette langue est indispensable

Informations complémentaires

Secteur d'activité : Études de marché et sondages

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