Rattaché(e) au Responsable d'Affaires basé à Paris, vos missions consisteront à :
Gestion des évènements

Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin
Force de proposition et planification des évènements
Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements
Contrôler les salles de réunions et mises en place F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktels)
Être le(a) référent en cas de demande de prestataires extérieur : contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client
Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP
Piloter le prestataire F&B (mise en place d'un référencement, sélection des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation)
Être responsable de la mise à jour de la procédure "Evènements"

Relation client

Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer
Tenir à jour le cardex invités
Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée
Piloter le briefing hebdomadaire avec l'HM site et / ou l'HM adjoint
Créer et suivre les DI en cas d'anomalie technique, propreté, espace vert… dans les espaces de réception VIP
Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale
Gestion des réservations
Assurer la prise de réservation de la VB
Validation des demandes de réservations, envoi du formulaire pour garantir la réservation
Assurer le suivi des réservations en mettant à jour le canal Teams / calendrier / tableau de reporting
Communiquer au HM VB et à la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaires au bon déroulement de l'évènement
Assurer la relance des réservations en option à une semaine de la date de l'évènement
Assurer la communication des réservations ayant des conflits auprès du comité de validation pour arbitrage
Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l'HM site et à l'alternant
Réaliser un reporting avec les données des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel

Accompagnement des occupants

Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif
Transmettre toutes les informations utiles : heures d'ouverture du site, services immeuble, services du client
Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d'évacuation, numéros d'urgence…
Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM

Sécurité

Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires des règlements de sécurité et des consignes données par le clientes

Profil demandé
Compétences techniques (Hard Skills)

Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires
Outils bureautiques & collab моративоп опыт : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting
Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation
Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP)
Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions
Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning
Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires
Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel

Qualités personnelles (Soft Skills)

Sens du service et excellent relationnel
Organisation, autonomie et fiabilité
Adaptabilité & réactivité face aux imprévus
Esprit d'équipe et communication fluide
Présentation professionnelle et posture exemplaire

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
#J-18808-Ljbffr