Offre n° 200MHDD Assistant administratif et commercial / Assistante administrative et commerciale (H/F)
Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) & commercial(e) pour notre agence de Montbonnot. En lien avec le gérant, sous son autorité directe. En lien avec les pôles commercial, technique et communication. Ce poste concerne aussi notre 2ème agence située à Tallende près de Clermont-Ferrand. MISSION PRINCIPALE : L'assistant(e) administratif(ive) et commercial(e) est un élément essentiel dans notre entreprise. Sa mission est avant tout centrée sur la gestion des tâches administratives et logistiques. Elle / Il est en lien permanent avec l'équipe, les clients, les fournisseurs et les différents prestataires avec qui nous collaborons au quotidien. C'est un poste complet qui regroupe tant des missions administratives, comptables, logistiques, sociales, techniques, commerciales que juridiques (listes non exhaustives), qui nécessite : - D'être rigoureux(euse) et précis(e) - D'être ultra organisé(e) - De faire preuve d'une grande adaptabilité - D'être capable de définir et de hiérarchiser les priorités de la journée, semaine, mois, année - D'être curieux(euse) - De faire preuve d'autonomie - D'avoir l'esprit d'équipe - D'avoir le sens du client et du service - De disposer de compétences rédactionnelles
MISSIONS ADMINISTRATIVES : - Traitement des mails et courriers divers - Facturation des clients et relances (ERP : Kpulse) - Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects - Gestion des facture Chorus Pro et autres plateformes spécifiques - Gestion et facturation des abonnements clients (LTE, Starlink) - Classement et archivage - Gestion des locations (ERP : Rentman) - Rédaction et envoi des contrats de location et de prêt - Rédaction des CR de réunions - Gestion du planning - Suivi des véhicules - Commandes fournisseurs - Rédaction de plans de prévention, dossiers techniques - Suivi des commandes (rapprochement CDE / BL / reliquats / factures)
MISSIONS COMPTABLES (en lien avec notre service comptable externalisé) : - Rapprochements bancaires (factures de vente et d'achat) - Transmission des justificatifs des entrées et des sorties financières - Saisie et suivi des immobilisations - Inventaire - Suivi et optimisation de la trésorerie - Règlements fournisseurs - Paiements des salaires - Transmission des éléments pour le bilan annuel
MISSIONS SOCIALES (en lien avec notre service social externalisé) : - Gestion administrative des salariés (contrats, notes de frais, absences, visite médicale, formations) - Calcul des commissions des commerciaux - Transmission mensuelle des éléments de salaire - Mise à jour du DUER
MISSIONS TECHNIQUES (en lien avec l'équipe et les fournisseurs) : - Suivi des SAV - Tests premier niveau de matériel - Être capable de renseigner un client sur un produit (premier niveau)
MISSIONS COMMERCIALES : - Accueillir au téléphone et à l'agence - Etablir des devis et des bons de commande - Effectuer des ventes additionnelles - Conseiller les clients - Fidéliser notre clientèle - Savoir gérer une réclamation - Savoir négocier (délai, tarif, marge) - Participer aux salons ponctuellement
MISSIONS JURIDIQUES (en lien avec notre service juridique externalisé, nos cabinets d'avocats, CCI, etc.) : - Savoir se renseigner et mobiliser la personne compétente en cas de litige - Réglementation du commerce international (TVA, Incoterms, carnet ATA, autres opérations douanières et de transports)
COMPETENCES REQUISES : - Maîtrise des outils informatiques (internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) - Utilisation de systèmes de gestion de base de données (ERP) - La connaissance des processus administratifs et comptables - Profil recherché : BTS assistant(e) de gestion PME-PMI ou similaire. Expérience professionnelle minimum d'un an sur un poste similaire.
Type de contrat
CDI, contrat travail, durée du travail temps partiel - 25H/semaine, travail en journée, travail durant les vacances scolaires, salaire brut : horaire de 12.0 euros à 15.0 euros, contrat en CDI à temps partiel entre 25 et 28 heures, salaire évolutif, déplacements jamais
Profil souhaité
Expérience

1 an indispensable
Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI indispensable

Compétences

Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents
Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires
Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
Assurer le respect des délais de livraison
Assurer le suivi post-vente
Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs)
Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients
Connaissance des normes de service client
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
Développer et fidéliser la relation client
Développer l'esprit d'équipe
Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Favoriser l'entente, la collaboration
Gestion des commandes et des stocks
Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations)
Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
Gérer les crises et les urgences commerciales
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels
Gérer les réclamations de manière efficace
Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Négocier des contrats avec des fournisseurs
Optimiser la gestion des stocks et des ressources
Optimiser le parcours client
Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients
Réglementation du commerce international (Incoterms, ...)
Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique
Techniques de communication interpersonnelle
Techniques de gestion administrative
Utilisation de systèmes de gestion de base de données

Savoir-être professionnels

Avoir l'esprit d'équipe
Faire preuve de rigueur et de précision
Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) de composants et d'équipements électroniques et de télécommunication

Employeur
6 à 9 salariés
Nous sommes une petite entreprise de 10 personnes située à Montbonnot. Nous sommes spécialistes et experts en radiocommunication professionnelle et solutions sans fil. Notre savoir-faire nous permet de proposer de nombreuses prestations : installation, location, entretien, SAV, conseil et vente de systèmes de communication. Nos clients, essentiellement professionnels, sont multiples : industrie, montagne, collectivité, événementiel, etc. Consultez nos actus sur FB, Linkedin ou Youtube.
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