Vous adorez votre job mais au moindre imprévu vous êtes sous l’eau ? Pas de panique, vous manquez seulement d’un peu d’organisation. Et ça tombe bien, on a quelques astuces pour faire gagner en efficacité au travail.
Entre les interruptions, les coups de fil, le bruit, il est parfois difficile de se concentrer au travail
1. Clarifier le process
Sur un projet en cours, il peut être utile de prendre une par une toutes les étapes du process pour le rendre plus clair.
- Commencez par lister les différentes taches.
- Indiquez en face les acteurs, qui doivent les réaliser.
- Notez aussi les livrables attendus à chaque étape.
Vous verrez ensuite facilement où des problèmes se posent : si deux personnes sont chargées de la même tache, si une tache n’a pas été clairement attribuée à quelqu’un, si un livrable arrive trop tôt…
2. Une seule chose à la fois
L’efficacité est liée à la concentration. Un esprit dispersé mettra beaucoup de temps à remplir sa mission, c’est pourquoi il vous faudra vous faire violence si vous êtes du genre à faire plusieurs choses en même temps !
Faites-vous une « To Do List » pour que votre esprit sache que ce à quoi il est en train de réfléchir va être traité plus tard. C’est comme mettre sur pause des taches qu’il a déjà lancées !
Si vous le pouvez, estimez le temps que prendra chacune : certains seront mieux cadrés quand ils auront décidé d’une durée. Ils pourront déclencher un chrono et se concentrer uniquement sur la tache en cours.
3. Du bon usage des mails
Il est bien tentant de les ouvrir au fur et à mesure, et c’est parfois nécessaire si des problèmes bloquants attendent des réponses. Toutefois, les lire au milieu d’une séance de travail, même si c’est « juste un », arrête votre cerveau en plein élan de concentration.
Prévoyez des plages de lecture/réponse pour vous y consacrer pleinement avant de revenir à la tache suivante sur votre To Do !
4. Continuer à vous former
C’est un point qu’on oublie trop souvent, mais les outils de travail sont sans cesse améliorés et adaptés à nos nouvelles pratiques professionnelles. Si vous avez l’impression d’être moins efficace, cela peut aussi venir d’un décalage entre vos habitudes et l’évolution de l’environnement de travail.
5. Demander un avis extérieur
Enfin, les avis extérieurs sont toujours d’une grande aide. Et les chefs de projet ne sont pas vos seules ressources ! Chacun a son petit truc pour rester focus ou pour se motiver. Compilez les secrets d’efficacité de vos collègues, et appropriez-les-vous !